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Freundliche Erinnerung zur Ausstellung des SEPA Mandats für den Alumniverein. Bitte Formular ausfüllen , unterschreiben und innerhalb von vier Wochen zurücksenden. Bei Fragen stehen Verwaltung und Kontaktwege zur Verfügung.

Erinnerung Ausstellung SEPA Mandat

Sehr geehrte Mitglieder Dies ist eine formale und zugleich rücksichtsvolle Erinnerung zur Ausstellung Ihres SEPA Mandats. Wir bitten um Ihre Unterstützung , damit Zahlungseinzüge künftig bequem und rechtssicher erfolgen können. Die folgenden Informationen erklären den Zweck des Mandats , die benötigten Daten , die Frist und die Schritte , die Sie heute oder in den kommenden Tagen erledigen können.

Warum das Mandat wichtig ist

Zweck des Mandats Benötigte Unterlagen Frist zur Rücksendung Wie das Mandat unterschrieben wird Sicherheits , und Datenschutzhinweise Kontakt für Rückfragen

Was wir von Ihnen benötigen

Einleitung Wir schreiben Ihnen aus organisatorischer Pflicht und mit dem Ziel , Abläufe zu vereinfachen. Das SEPA Mandat erlaubt dem Alumniverein , künftige Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einzuziehen. Dadurch entfallen manuelle Überweisungen und Fristen werden sicher eingehalten. Für Sie bedeutet das weniger Aufwand und planbare Zahlungsabwicklung. Weshalb wir das Mandat benötigen Das Mandat ist eine schriftliche Einwilligung. Es ist notwendig , weil Banken nur bei Vorliegen dieser Einwilligung Lastschriften akzeptieren. Ohne Mandat müssten wir alternative Zahlwege anbieten. Das ist möglich , erhöht aber den administrativen Aufwand. Unser Ziel ist eine einfache , transparente und rechtssichere Abwicklung Ihrer Mitgliedsbeiträge. Welche Daten benötigen wir Wir brauchen Ihren Namen wie er im Mitgliedsverzeichnis steht. Wir brauchen Ihre IBAN. Wir bitten um das Ausstellungsdatum des Mandats. Falls Ihre Bankverbindung bereits im Mitgliedsportal hinterlegt ist , prüfen Sie bitte , ob die Angaben vollständig sind. Eine Unterschrift verlangt das Mandat. Bei elektronischer Autorisierung folgen Sie bitte den bereitgestellten Anweisungen. Alle Angaben verwenden wir ausschließlich zur Zahlungsabwicklung und zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen Pflichten. Vorgehensweise zur Ausstellung des Mandats 1. Formular ausfüllen Sie erhalten ein Formular per E Mail oder Post. Füllen Sie alle Felder vollständig aus. Achten Sie auf korrekte Schreibweise Ihrer Kontodaten. Eine falsche Zahl endet in Rückfragen und Verzögerung. 2. Unterschrift leisten Das Mandat muss unterschrieben sein. Wir akzeptieren handschriftliche Unterschriften auf Papier und elektronische Signaturen , die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bei postalischer Rücksendung verwenden Sie bitte die beiliegende Rücksendeadresse. Bei elektronischer Rückgabe folgen Sie den Anweisungen im Onlineportal. 3. Rücksendung oder Upload Senden Sie das unterschriebene Formular innerhalb der Frist an uns zurück. Die Frist steht weiter unten. Nutzen Sie das Mitgliedsportal , wenn Sie Dokumente schnell hochladen möchten. Achten Sie beim Upload auf lesbare Scans und vollständige Seiten. Frist und Termine Bitte schaffen Sie die Ausstellung des Mandats innerhalb von vier Wochen ab Erhalt dieser Erinnerung. Damit geben Sie uns genug Zeit , die Mandatsdaten zu prüfen und bei Bedarf Rückfragen zu stellen. Sollte diese Frist für Sie nicht einhaltbar sein , informieren Sie uns bitte frühzeitig. Wir vereinbaren dann einen alternativen Termin. Was passiert nach Eingang des Mandats Wir prüfen die Daten auf Plausibilität. Bei fehlenden Informationen melden wir uns per E Mail oder Telefon. Nach erfolgreicher Prüfung erfassen wir das Mandat in unseren Systemen. Erste Lastschrift erfolgt erst zu dem in der Beitragsinformation angegebenen Zeitpunkt. Sie erhalten vor der ersten Belastung eine Vorabinformation mit Betrag und Datum. Vorabinformation erfolgt in der Regel mindestens zwei Wochen vor dem Einzug. Diese Frist beachten wir , um Ihnen ausreichend Vorlauf zu geben. Widerruf und Rückfragen Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein Widerruf wirkt für künftige Zahlungen. Bereits erfolgte Lastschriften können Sie innerhalb der banküblichen Fristen zurückgeben. Kontaktieren Sie uns bei Fragen zu Rückgaben oder wenn Abbuchungen unberechtigt erscheinen. Wir bearbeiten Rückfragen zügig und transparent. Datenschutz und Sicherheit Ihre Kontodaten gelten als sensible Informationen. Wir behandeln diese Daten vertraulich. Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt. Intern hat nur das zuständige Verwaltungsteam Zugriff. Wir speichern Mandate so lange , wie es zur Beitragsverwaltung notwendig ist oder wie gesetzliche Fristen es vorsehen. Nach Ablauf gesetzlicher oder satzungsmäßiger Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten. Rechte der Mitglieder Sie haben das Recht auf Auskunft. Sie haben das Recht auf Berichtigung falscher Daten. Sie haben das Recht auf Sperrung bei Missbrauchsverdacht. Zur Ausübung dieser Rechte melden Sie sich bitte schriftlich per E Mail oder Post. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Fristen und klären Anliegen sachlich. Praktische Hinweise für fehlerfreie Abwicklung Überprüfen Sie die IBAN zwei Mal. Vermeiden Sie Tippfehler. Nutzen Sie das Mitgliedsportal für Uploads. Notieren Sie sich das Datum der Unterschrift. Bewahren Sie eine Kopie des Mandats auf. Bei Unsicherheit wählen Sie die telefonische Rückfrage. Ein kurzes Telefonat klärt oft schneller als mehrere E Mail Wechsel. Besondere Situationen Bei Kontowechsel teilen Sie uns bitte das neue Konto mit. Bei vorläufigen Zahlproblemen nehmen Sie bitte frühzeitig Kontakt auf. Wir stimmen dann eine Lösung ab. Bei Daueraufträgen bleibt die Lastschrift parallel möglich. Wenn das Konto nicht gedeckt ist , fallen Bankgebühren an. Diese Gebühren tragen wir nicht. Wir informieren Sie bei Rücklastschriften sofort. Satzungsbezug und Transparenz Der Einzug über SEPA Mandat entspricht unserer Satzung. Mitgliedsbeiträge finanzieren Vereinsaktivitäten , Veranstaltungen und Serviceleistungen. Wir wollen , dass Sie nachvollziehen können , wofür Ihr Beitrag verwendet wird. Auf Wunsch senden wir eine Übersicht über die wichtigsten Ausgabenbereiche. Transparenz ist uns wichtig. Wir dokumentieren Einnahmen und Ausgaben gemäß den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung. Häufige Fragen beantwortet Wie lange dauert die Verarbeitung Nach Eingang des unterschriebenen Mandats verarbeiten wir die Daten innerhalb von fünf Arbeitstagen. Bei hoher Auslastung kann es bis zu zwei Wochen dauern. Wir informieren Sie , falls Verzögerungen auftreten. Welche Fristen hat die Bank Die Bank benötigt in der Regel mindestens einen Arbeitstag , bis das Mandat verbucht ist. Belastungen werden gemäß Vorabinformation terminiert. Wir kommunizieren das Datum im Vorfeld. Was passiert bei falscher IBAN Bei Eingabe einer falschen IBAN kommt die Lastschrift nicht durch. Die Bank leitet eine Rückgabe. Wir kontaktieren Sie zur Korrektur. Es entstehen Rücklastschriftgebühren , die wir weiterberechnen können. Kann ich manuell überweisen statt Lastschrift Ja Sie können weiterhin per Überweisung zahlen. Bitte informieren Sie uns in diesem Fall. Wir markieren Ihre Kontodaten entsprechend und senden keine Lastschriften. Beachten Sie , dass bei Überweisungen die Einhaltung von Zahlungsfristen bei Ihnen liegt. Elektronische Unterschrift ist möglich Elektronische Signaturen akzeptieren wir , wenn sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie das Mitgliedsportal für sichere elektronische Unterschriften. Beachten Sie die Anweisungen im Portal zu Authentifizierung und Upload. Kontaktinformationen Für Rückfragen und Zusendungen erstellen Sie bitte folgende Kontaktwege. Unsere Adresse ist auf dem Briefkopf angegeben. Verwenden Sie die zentrale Verwaltungs E Mail für schnelle Rückmeldung. Telefonisch erreichen Sie unsere Verwaltung an Werktagen zwischen neun und fünfzehn Uhr. Nennen Sie bei Anruf Ihren Namen und die Mitgliedsnummer. Das beschleunigt die Bearbeitung. E Mail Adresse verwaltung at alumniverein punkt de Telefonnummer 0711 1234567 Postadresse Musterstrasse 1 70174 Stuttgart Hinweis zu Geschäftszeiten Wir arbeiten überwiegend in Bürozeiten. Außerhalb dieser Zeiten prüfen wir eingehende Nachrichten am nächsten Arbeitstag. Bei dringenden Fällen hinterlassen Sie bitte eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter. Wir rufen zurück. Verantwortliche in der Verwaltung Die Bearbeitung liegt bei der Kassenverantwortlichen. Sie trägt die Verantwortung für die Zahlungsabwicklung. Bei strittigen Fällen treten Vorstand und Kassenverantwortliche in Austausch. Entscheidungen erfolgen gemäß satzungsrechtlichen Vorgaben. Vorteile für Mitglieder Automatischer Einzug erspart zeitaufwendige Überweisungen. Zahlungen erfolgen pünktlich. Mitgliedsstatus bleibt erhalten. Teilnahme an Veranstaltungen bleibt gesichert. Wir können besser planen. Vereinsangebote bleiben verlässlich. Was wir vermeiden möchten Wir möchten unnötige Rücklastschriften vermeiden. Wir möchten wiederholte Erinnerungen vermeiden. Wir möchten administrative Nachfragen reduzieren. Dafür ist das Mandat zweckmäßig. Wenn Sie nicht teilnehmen möchten Wenn Sie das Mandat nicht erteilen wollen teilen Sie uns das bitte mit. Wir bieten alternative Zahlwege an. Ihre Mitgliedschaft bleibt davon unberührt , solange Zahlungen erfolgen. Bei ausbleibender Zahlung behalten wir uns satzungsgemäße Maßnahmen vor. Diese Maßnahmen kommunizieren wir zuvor schriftlich. Kommunikation zu Mandatsänderungen Teilen Sie Kontoänderungen zeitnah mit. Nutzen Sie das Mitgliedsportal oder schicken Sie die Information schriftlich. Wir bestätigen den Erhalt. Änderungen werden dann in unseren Systemen aktualisiert. Interne Abläufe nach Eingang Nach Eingang erfolgt die Dokumentation des Mandats. Wir vermerken Datum und Art der Rücksendung. Das Mandat wird im Mitgliederkonto archiviert. Nur autorisierte Mitarbeiter sehen die Daten. Änderungen protokollieren wir. Revisionssichere Aufbewahrung Mandate bewahren wir revisionssicher auf. Dies dient der Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen. Nach Ablauf gesetzlicher Fristen löschen wir personenbezogene Daten. Wenn Sie eine frühere Löschung wünschen sprechen Sie uns an. Wir prüfen individuelle Fälle. Abschluss und freundliche Bitte Wir bitten Sie höflich um Ausstellung des Mandats innerhalb der genannten Frist. Ihre Mitarbeit erleichtert die Vereinsarbeit. Sie trägt zur Kosteneffizienz bei. Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Zusammenfassung der nächsten Schritte Prüfen Sie das zugesandte Formular. Füllen Sie die Felder aus. Unterschreiben Sie. Senden Sie das Dokument zurück per Post oder per Upload im Mitgliedsportal. Kontaktieren Sie uns bei Fragen. Teilen Sie uns mit wenn Sie eine längere Frist benötigen. Endgültige Hinweise Wir danken für Ihr Engagement im Alumniverein. Ihr Beitrag ermöglicht Veranstaltungen und Serviceleistungen. Die Ausstellung des SEPA Mandats ist ein einfacher Schritt. Er erleichtert die Verwaltung und sichert regelmäßige Leistungen für alle Mitglieder. Wir stehen für Rückfragen bereit und unterstützen Sie bei Bedarf beim Ausfüllen des Formulars. Mit freundlichen Grüßen Die Verwaltung des Alumnivereins Anhang Hinweise zur Formulargestaltung Das Formular enthält standardisierte Felder für Name Adresse IBAN und Mandatsreferenz. Achten Sie auf Lesbarkeit. Unterschreiben Sie das Formular als letzte Handlung. Bei postalischer Rücksendung nutzen Sie bevorzugt den vorgesehenen Umschlag. Bei digitaler Einreichung speichern Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen. Bei Fragen zur elektronischen Signatur helfen wir Ihnen telefonisch oder per E Mail. Rechtlicher Kontext Das SEPA Mandat stützt sich auf das europäische Lastschriftverfahren. Es gewährt Ihnen Rechte bei unberechtigten Abbuchungen. Wir halten alle rechtlichen Vorgaben ein. Für Details zur rechtlichen Grundlage verweisen wir auf die Informationen Ihrer Bank und die offiziellen SEPA Richtlinien. Finale Erinnerung Bitte bearbeiten Sie das Mandat zeitnah. Falls Sie bereits gehandelt haben betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Andernfalls danken wir für Ihre Mithilfe. Ihre Rückmeldung ermöglicht planbares und zuverlässiges Handeln seitens des Vereins.

Freundliche Erinnerung zur Ausstellung Ihres SEPA Mandats für den Alumniverein. Klare Schritte , Fristangaben und Kontakt für Rückfragen.