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Formelle Aufforderung zur Nachbesserung der Toilettenanlage in Raum A 105 b. Dokumentation der festgestellten Mängel mit klaren Maßnahmenanforderungen , Fristen und Nachweispflichten. Erwartete Vorgangsweise umfasst zeitnahe Rückmeldung , Durchführung der Arbeiten nach technischen Standards und gemeinsame Abnahme.

Anforderung zur Nachbesserung der Toiletten in A 105 b

Sehr geehrte Damen und Herren im Rahmen der routinemäßigen Begehung wurde die Toilettenanlage im Raum A 105 b als mängelbehaftet festgestellt. Die folgenden Zeilen fassen den Befund zusammen. Sie enthalten eine klare Aufforderung zur Nachbesserung. Zudem nenne ich verbindliche Fristen und die notwendigen Dokumente zur Abnahme. Ziel ist eine rasche , ordnungsgemäße und nachhaltig funktionierende Sanitärausstattung für Nutzerinnen und Nutzer.

Sachverhalt und Festgestellte Mängel

Raumbezeichnung A 105 b Datum der Begehung dokumentieren Beschreibung der festgestellten Mängel Geforderte Maßnahmen mit Reihenfolge Vorgeschlagener Zeitrahmen für die Ausführung Nachweisführung und Abnahmeprotokoll Kostenübersicht und Rechnungslegung Eskaltionsweg bei Nichtbehebung Kontaktperson für Rückfragen

Vorgeschlagene Maßnahmen und Fristen

Sehr geehrte Damen und Herren , ich wende mich in meiner Funktion als zuständige Verwaltungsfachkraft für das Objekt an Sie. Bei einer planmäßigen Kontrolle der Sanitäranlagen im Gebäude wurde die Toilette im Raum A 105 b als mangelhaft eingestuft. Dieses Schreiben dokumentiert den Sachverhalt , fordert eine fristgerechte Nachbesserung und benennt die konkreten Schritte zur Umsetzung und Abnahme. Mir ist wichtig , dass die Nutzerinnen und Nutzer des Raumes wieder eine hygienisch einwandfreie und funktionale Toilettenanlage vorfinden. Die Verantwortung für Mängelbeseitigung und Dokumentation liegt rechtlich und vertraglich bei den hierfür benannten Dienstleistern. Bitte lesen Sie die folgenden Angaben aufmerksam und bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens innerhalb von drei Werktagen. Sachverhalt Am Tag der Begehung konnte ich mehrere Mängel an der Toilette in Raum A 105 b feststellen. Diese Mängel beeinträchtigen die Nutzungssicherheit und Hygiene. Die Beobachtungen wurden vor Ort dokumentiert. Der Zustand der Sanitäreinrichtung entspricht nicht den üblichen Betriebsanforderungen für sanitäre Anlagen in öffentlichen und gewerblichen Gebäuden. Die Mängel sind nicht nur kosmetischer Natur. Einige Punkte gefährden die Funktionalität. Eine zeitnahe Nachbesserung ist daher erforderlich , um weitere Folgeschäden zu vermeiden und um die Gesundheit der Nutzerinnen und Nutzer zu schützen. Festgestellte Mängel Die festgestellten Mängel gliedern sich in technische Defekte und hygienische Mängel. Technische Defekte betreffen die Wasserzufuhr , die Spülung und die Installationen im Unterputz. Hygienische Mängel betreffen undichte Stellen , Ablagerungen und eine eingeschränkte Reinigungsfähigkeit aufgrund defekter Oberflächen. Konkret wurden die folgenden Punkte protokolliert. Die Spülung läuft nach Betätigung weiter. Die Dichtung der unteren Leitung ist porös und tropft bei Belastung. Die Armatur am Waschbecken weist Korrosionsspuren und einen unregelmäßigen Wasserdurchfluss auf. Die Bodenfuge ist an mehreren Stellen geöffnet. Die Anschlussleitung zeigt Ermüdungsrisse. Zusätzlich ist die rückseitige Wand an einer Stelle feucht. An einer Toilette fehlt die Befestigungsschraube am Sitz. Alle Befunde sind fotografisch festgehalten und im Anlagenverzeichnis abgelegt. Folgen der Mängel Die genannten Mängel führen zu erhöhtem Wasserverbrauch. Standzeiten der Anlage erhöhen das Risiko von Keimbildung. Offene Fugen begünstigen Schimmelbildung und erschweren die Reinigungsarbeiten. Tropfende Leitungen können Schäden an umgebenden Bauteilen verursachen. Lose Befestigungen stellen ein Verletzungsrisiko dar. Aus betrieblicher Sicht kann ein längerer Ausfall zu Beschwerden von Nutzerinnen und Nutzern führen. Aus wirtschaftlicher Sicht entsteht unnötiger Aufwand durch erhöhten Verbrauch und mögliche Folgereparaturen. Die oben genannten Auswirkungen machen die Nachbesserung dringend erforderlich. Rechtliche und vertragliche Grundlagen Für die Instandhaltung gelten die vertraglichen Regelungen in den geltenden Instandhaltungsvereinbarungen sowie die einschlägigen technischen Normen und Vorschriften. Die Betreiberverantwortung umfasst die Gewährleistung einer sicheren und hygienischen Nutzung. Verträge sehen in der Regel eine zeitnahe Beseitigung von Mängeln vor. Bitte halten Sie die vereinbarten Fristen und Qualitätsstandards ein. Sollten zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein , die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen , bitte ich um kurzfristige schriftliche Mitteilung mit Kostenvoranschlag. Ohne schriftliche Zustimmung gelten zusätzliche Arbeiten nicht als beauftragt. Geforderte Maßnahmen Die Nachbesserung soll zielgerichtet und nachhaltig erfolgen. Ich fordere Sie auf , die folgenden Maßnahmen auszuführen. Ersetzen der porösen Dichtungen an den betroffenen Leitungen. Überprüfung und Justierung der Spülmechanik und Austausch defekter Komponenten. Austausch der korrodierten Armatur am Waschbecken. Erneuerung oder fachgerechte Abdichtung der geöffneten Bodenfugen. Prüfung und Instandsetzung der Anschlussleitung. Trocknung und fachgerechte Sanierung der feuchten Wandstelle. Austausch der fehlenden Befestigungsschraube und Sicherstellung der festen Montage aller Sitzteile. Abschließend Reinigung und Desinfektion der betroffenen Flächen nach geltenden hygienischen Standards. Jede Maßnahme muss nach den anerkannten Regeln der Technik erfolgen. Verwendete Materialien sind in der Rechnung und im Abnahmeprotokoll klar zu benennen. Priorisierung und Reihenfolge Beginnen Sie mit den Maßnahmen , die das größte Risiko für Nutzerinnen und Nutzer bergen. Priorität hat die Behebung von Leckagen und die Sicherung von Befestigungen. Danach folgen Arbeiten , die die hygienische Situation nachhaltig verbessern. Abschließend sind Schönheitsreparaturen und Fugenabdichtungen vorzunehmen. Diese Reihenfolge dient dazu , die Anlage zügig wieder funktionsfähig und sicher zu machen. Vorgelegte Ersatzteilbeschaffungen sollen zügig erfolgen , um Verzögerungen zu vermeiden. Vorgeschlagener Zeitrahmen Ich setze eine Frist für die Rückmeldung mit einem konkreten Ausführungsbeginn von drei Werktagen ab Erhalt dieses Schreibens. Die Mängelbeseitigung muss innerhalb von zehn Werktagen nach Bestätigung des Auftrags abgeschlossen sein. Bei Vorliegen von zusätzlichen notwendigen Arbeiten , die längere Ausführungszeiten erfordern , ist umgehend ein schriftlicher Zeitplan vorzulegen. In diesem Fall erwarte ich eine detaillierte Aufstellung der erforderlichen Schritte und der zu erwartenden Dauer. Verzögerungen sind zu begründen und schriftlich zu dokumentieren. Kosten und Abrechnung Rechnungen sind transparent nach Arbeitsleistungen und Materialaufwand zu gliedern. Stundensätze und Materialkosten sind gesondert auszuweisen. Sollten Pauschalvereinbarungen vorliegen , sind Abweichungen nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung zulässig. Bei zusätzlichen Arbeiten lege ich Wert auf einen vorangehenden Kostenvoranschlag. Nach Abschluss der Arbeiten ist eine vollständige Schlussrechnung mit allen Belegen vorzulegen. Zahlungen erfolgen nach prüfbarer Abnahme. Bis zur Mängelbeseitigung behalten wir uns vor , Zahlungen zurückzuhalten , sofern diese vertraglich vorgesehen sind. Dokumentation und Abnahme Nach Abschluss der Arbeiten ist ein Abnahmeprotokoll zu erstellen. Das Protokoll muss die ausgeführten Maßnahmen , die verwendeten Materialien und die Seriennummern relevanter Komponenten enthalten. Fotografische Nachweise vor und nach der Reparatur sind beizufügen. Der Handwerker oder die beauftragte Firma hat eine unterschriebene Mängelbeseitigungsbestätigung zu übergeben. Wir werden eine gemeinsame Abnahme vor Ort durchführen. Erst nach erfolgreicher Abnahme gelten die Arbeiten als abgeschlossen. Bei Beanstandungen wird eine Nachfrist gesetzt. Gewährleistung und Haftung Die üblichen Gewährleistungsfristen gemäß Vertrag und Gesetz gelten. Bitte teilen Sie uns mit , welche Gewährleistungszeiten für die verbauten Teile gelten. Mängel , die innerhalb der Gewährleistungszeit auftreten , sind auf Ihre Kosten zu beheben. Für Folgeschäden , die aus einer unzureichenden Nachbesserung resultieren , behalten wir uns die Geltendmachung von Schadensersatz vor. Eine lückenlose Dokumentation der Reparaturarbeiten trägt zur Klärung möglicher Haftungsfragen bei. Kommunikation und Ansprechpartner Für die Koordination der Maßnahme nenne ich hier eine zentrale Ansprechperson. Bitte richten Sie alle Rückmeldungen per E Mail an die angegebene Adresse. Telefonische Abstimmungen sind möglich. Alle Vereinbarungen bedürfen der schriftlichen Bestätigung. Bei unerwarteten Komplikationen informieren Sie mich umgehend. Eine zeitnahe Kommunikation verhindert verlängerte Ausfallzeiten und reduziert mögliche Folgekosten. Qualitätsanforderungen Die Arbeiten sind fachgerecht nach den geltenden technischen Regeln durchzuführen. Verwendete Materialien müssen den Anforderungen für sanitäre Einrichtungen in öffentlichen Gebäuden genügen. Oberflächen sollen leicht zu reinigen und beständig gegen Reinigungsmittel sein. Abdichtungen sind dauerhaft schadensfrei auszuführen. Alle Anschlüsse sind dicht und funktionsfähig zu übergeben. Achten Sie auf eine saubere Baustellenorganisation und auf Schutz umliegender Bauteile während der Ausführung. Sicherheitsmaßnahmen vor Ort Während der Arbeiten sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Baustellenkennzeichnung , Schutzkleidung für das Personal und sichere Lagerung von Werkzeugen sind Pflicht. Bei Arbeiten mit elektrischen Komponenten ist die Einhaltung der einschlägigen Sicherheitsvorschriften sicherzustellen. Achten Sie auf die Minimierung von Störungen für andere Nutzerinnen und Nutzer des Gebäudes. Arbeitszeiten sind so zu legen , dass der reguläre Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Folgende Dokumente sind vor Beginn der Arbeiten einzureichen Schriftliches Angebot mit Leistungsbeschreibung. Nachweis über Haftpflichtversicherung der ausführenden Firma. Liste der vorgesehenen Materialien mit technischen Datenblättern. Zeitplan mit benannter verantwortlicher Fachkraft. Sicherheitskonzept für die Ausführung. Ohne diese Unterlagen kann keine Freigabe für den Ausführungsbeginn erfolgen. Maßnahmen bei Nichtbehebung Sollte innerhalb der gesetzten Fristen keine nachvollziehbare Rückmeldung erfolgen , werden wir den Vorgang eskalieren. Die Eskalation beinhaltet die Benachrichtigung weiterer Vertragsparteien und gegebenenfalls die Beauftragung einer alternativen Fachfirma auf Ihre Kosten , sofern die vertraglichen Bedingungen dies erlauben. Wir behalten uns vor , wenn notwendig , Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Eine weitere Option ist die Einleitung vertraglich vorgesehener Sanktionen. Ziel bleibt stets die fachgerechte Behebung des Mangels. Die Eskalation ist Ausdruck unserer Verantwortung für den ordnungsgemäßen Betrieb des Objektes. Erwartetes Verhalten des Auftragnehmers Ich erwarte eine professionelle , lösungsorientierte und termintreue Vorgehensweise. Die Kommunikation soll sachlich und zeitnah erfolgen. Vorschläge für eine nachhaltige Verbesserung der Anlage begrüße ich , sofern diese technisch fundiert sind und mit Kosten und Nutzen transparent aufbereitet werden. Wir sind an dauerhaften , wirtschaftlich vertretbaren Lösungen interessiert. Bitte vermeiden Sie provisorische Reparaturen , die das Problem nur vorübergehend verdecken. Hinweis auf Hygiene und Nutzerwohl Die Toiletten in Raum A 105 b werden regelmäßig von mehreren Personen genutzt. Ein hygienisch einwandfreier Zustand ist daher unverzichtbar. Achten Sie bei allen Arbeiten auf die Einhaltung von Reinigungs und Desinfektionsstandards. Nach Abschluss der Reparatur erwarten wir eine gründliche Endreinigung und eine Desinfektion aller betroffenen Flächen. Ein Nachweis über verwendete Desinfektionsmittel und deren Zulassung ist beizulegen. Abschließende Bitte um Rückmeldung Bitte bestätigen Sie den Eingang dieses Schreibens innerhalb von drei Werktagen. Teilen Sie uns verbindlich den geplanten Ausführungsbeginn und den verantwortlichen Ansprechpartner mit. Legen Sie die erforderlichen Unterlagen wie angeboten vor. Bei Abweichungen von den geforderten Maßnahmen oder bei zusätzlichem Aufwand erbitten wir eine schriftliche Darstellung inklusive Kostenschätzung. Ich werde die Umsetzung überwachen und respektiere professionelle Vorschläge zur Nachhaltigkeit und Kostenersparnis , sofern diese dokumentiert und genehmigt sind. Schlussbemerkung Wir legen Wert auf eine zeitnahe und zuverlässige Behebung der Mängel. Saubere , sichere und funktionale Sanitäranlagen sind ein grundlegender Bestandteil des Gebäudebetriebs. Bitte behandeln Sie diese Angelegenheit prioritär. Ich erwarte Ihre Rückmeldung fristgerecht und danke für die zügige Bearbeitung im Interesse aller Nutzerinnen und Nutzer. Mit freundlichen Grüßen Ihre zuständige Verwaltungsfachkraft Anlagen Fotodokumentation der Mängel Protokoll der Begehung mit Zeitangabe Formular für Angebotsabrechnung Hinweis zur Abnahmeprozedur Kontakt E Mail Adresse der Verwaltung Telefonnummer der Verwaltung Bitte beachten Sie , dass dieses Schreiben den offiziellen Aufforderungscharakter hat. Es dient der Dokumentation des Sachverhalts. Eine unverzügliche Rückmeldung beugt weiteren Maßnahmen vor. Vielen Dank für Ihre Kooperation. Ende des Schreibens

Formelle Aufforderung zur zeitnahen Nachbesserung der Toilettenanlage in Raum A 105 b mit konkreten Maßnahmen und Fristen.